3月に入り、色々と慌ただしくなってくる季節ですが、今月は少し「時間」をテーマにしたコラムを積極的に記事にしてみようと思います。

「時間」と「IT」は実は密接に関係していて、「IT」を上手に使いこなすことで、ムダな時間を減らし、何倍もの時間を生み出す事ができるのです。

『時間は平等』『時間は金で買えない』これは、絶対的な真実です。

私たちは、24時間をどのように使うのかを決める権利を平等にもっています。

隙間時間を上手に活用する事で、私たちの仕事はより効率的になり、時間密度も濃くなります。

隙間時間とかたまり時間をどのように使い分けるか

まず最初に、隙間時間とかたまり時間をどのように使い分けるかを考えなければなりません。

日々の行動計画の中で、事前に立てられるものをここでは「かたまり時間」と定義します。

来週の月曜の午前と、水曜日の午後は予定を入れないで、ゆっくり考える時間に使おう。

毎朝、7時に出社して始業前の2時間を学習の時間に使おう。

これが「かたまり時間」の考え方です。

一方で、隙間時間とは、移動時間や通勤時間、面談と面談の間の時間、休憩、休息時間などです。

隙間時間の定義は人それぞれですが、時間密度の高い人はこの隙間時間の活用がとても上手です。

隙間時間はロングテール

隙間時間についてもう少し掘り下げてみたいと思います。

Web戦略に「ロングテールマーケティング」という言葉があります。

これは恐竜の尻尾のイメージから来ている言葉で、スモールワードをテーマにした記事を書き続ける事で、Webサイトへのアクセス数を高めていく戦略です。

時間の使い方もこれに似ていて、小さな時間をコツコツと使うことで、やがて大きな効果を上げるということができます。「隙間時間」の使い方も同じ事が言えるでしょう。

スマホとクラウドサービスを使いこなす

私の場合を例に上げさせてもらいますが、隙間時間にやることを事前にテンプレート化しています。

これは、事前に「隙間時間」に対して、やるべき事を想定しておくのです。

例えば、1分の「隙間時間」にはチャットやメールの簡単な返信、5分の「隙間時間」にはTwitterやFacebookの投稿、10分の「隙間時間」には、プログの1パラグラフ分の執筆や見積書、提案資料の作成、SFAの更新、30分の「隙間時間」には読書やアイデア出しなどを行います。

このように、時間の尺度に応じてやる事、出来ることを把握しているだけで、すぐ行動に移せますので、「隙間時間」を有効活用する事ができます。

「隙間時間」の定義は人それぞれでやる事も変わってきますので、そこは一人ひとりしっかり考えることが大切です。「隙間時間」の使い方に関して、上司と相談しながら進めてもいいかもしれません。

実際、私もこの記事は「隙間時間」を使って書いてます。予定よりも20分ほど早く着いたので、車の中でスマホを使って書いています。

時間に対する意識を高める

私たちは時間に対する意識をより一層高めなければなりません。今までのように24時間猛烈に働くことは出来なくなりました。

こういった状況下で私たちは、時間密度を濃くするための努力をしなければならないのです。

労働時間が短くなっているにも関わらず、時間密度を濃くするための努力をしなければ、それは生産性を下げているだけの行為になります。

それでは、何も付加価値を生み出しません。単に、楽をしている事と同義です。

創出した時間を何に使うか?

「隙間時間」を有効に使う事で様々なタスクを効率よく終わらせる事ができます。

すると、私たちは「かたまり時間」を作る事ができますね。

移動時間や待機時間を「目的のない時間」から「目的のある時間」にする事によって恐らくどんな人でも1ヶ月で50時間は積み立てられるのではないでしょうか。

これはとてもワクワクしますね!

この時間を何に使うのかはあなた次第ですが、何らかの情報を得ることだったり、自ら体験をする事に時間を使うのがいいのではないでしょうか。

よく「一次情報」という言葉を耳にすると思いますが、人と会う事によって得られる情報はもの凄く大きいです。ネットやSNSが普及しても、それを活用して人と会う約束が活発に行われています。

それくらい人と会うことの重要性が増しているのだと私は思っています。

また、旅行に出かけるのもいいでしょう。これも「一次情報」の類いに該当するのでしょうが、体験したことのない空間や文化に触れることは、人間形成においてとても大切なことです。「視野が広がる」とよく言いますが、その通りだと思います。

また、月並みですが、読書なんかもいいでしょう。読書の素晴らしいところは、著者が一冊の本のために絞り出した知識や知恵、考え方などを、わずか数千円程度で独占できるところにあります。

1対1であって話を聞くのと同様かそれ以上の「その人の考え方」を吸収できるのです。

まして、本を出すような人は超一流であって、私たちが普段なかなかお目にかかることのできない方々なのですから、それはもう貴重な体験になります。

個人的には読書を否定する人の考えがりかいできません。隙間時間を使ってでも費やしていただきたいと考えています。

時短ツールは積極的に取り入れよう

「隙間時間」を有効活用して「かたまり時間」を作り出すことがどんだけ有意義なのかはご理解いただけたのではないかと思います。

私たちが最も欲している「かたまり時間」を創出するために、様々なアプリやシステムを積極的に活用していきましょう。

私たちの組織では、資金も潤沢ではないため、色々と選択をしながらやっていますが、G SuiteとSalesforceを導入して、スマホで大半の仕事を完結できるようにしています。

ExcelなどのOfficeソフトは原則的に使用せず、全てG Suiteアプリを使用しています。

お客様の管理においても、Salesforceを活用する事で、全てクラウド化しており、G Suiteと連携しながら極限まで生産性を高めていくための仕組みを日々構築しています。

こうする事で、大半の仕事をスマホで完結できるようになり、「隙間時間」をビシバシ使っています。

まずは時間の棚卸から

最後になりましたが、まだ時間を有効活用できていないという方に、提案です。

最初に、「時間の棚卸し」をする事をオススメします。

これは、難しいことではなく、日々の業務の中で生まれる隙間時間を書き出して、その時間枠に対して行う業務を決めておくということです。

「隙間時間」が1分ならコレをやる。5分ならコレ。10分ならコレ。30分ならコレ。という具合にあらかじめ決めておくことです。

そうすることで、「隙間時間」が発生した時に、迷うことなく有効活用することができます。

ぜひ、参考にしていただきチャレンジしてみて下さい。