皆さんは、Officeソフト(Kingsoft、OpenOffice含む)をどれくらいの頻度で使用していますか?

毎日、時々、ほとんど使わない。色々な人がいると思います。

我が社は、昨年から実験的にOfficeソフトを使用しないことにしています。

今までは、顧客情報の管理から見積書、請求書をExcelで作成し、プレゼン資料をPowerPointで作成し、たまにWordを使用したりとしていました。

メールについては、Gmailを使用していたので、Outlookとは無縁でしたが、それ以外のほとんどをMicrosoftさんに依存していたのが実情です。

とはいえ、フォルダからファイルを探して開いたり、閉じたり、ファイルサーバで共有したり、時には外部環境からファイルを閲覧・編集したりする作業がどうも面倒くさい。。。

起動に時間がかかるし、フォルダの管理とかも結構めんどくさかったりします。フォルダー内の検索機能もありますが、GSuiteの検索機能に慣れているせいなのか、とにかく遅く感じてしまいます。

要は、Officeソフトで仕事をすることがストレスでしかなかったのです。。。

Officeソフトの代わりにGoogleDriveを活用

現在は、Officeソフトの代わりにGoogleDriveを活用しています。

Excelの代わりにSpreadsheet、Wordの代わりにDocuments、PowerPointの代わりにGoogleスライドといった感じです。

これがビックリするくらい使いやすくて驚きました。

私が特に気に入っているのが「共有編集機能」です。

Googleスプレッドシートで「共同編集作業」が簡単にできます

Googleアカウントがあれば、オンライン上でどこでも誰とでも共同編集ができます。オンラインミーティングやテレビ会議などで有効活用させてもらっています。

また、一つ一つのファイルをインターネットブラウザ上で展開できますので、アプリをあれこれ起動する必要がありません。

これによりパソコンに負荷をかけることなく作業ができるため、ストレスを感じることなく作業ができています。

Wordは元々使わなかったが・・・

Wordというソフトは全くもって使用していませんでした。恥ずかしい話ですが、Wordの機能についてはよく分からないのです。

Googleドキュメントについても同じで、ほとんど使う機会はないでしょう。ただ、テンプレートがいくつか充実しているようなので、今後は「ホワイトペーパー」などの作成、発行などにも挑戦していこうと考えています。

PowerPointからKeynote、そしてGoogleスライドへ

パワポに関しては、Google Driveの活用を最後まで悩みました。

KeynoteというiCloud上で動作する、プレゼンテーションソフトを使用していたのですが、Googleスライドにシフトしてみました。

クラウド環境に慣れていたせいか、そこまで違和感なく使用することができていいます。

プレゼン系のソフトは、とにかくファイル一つひとつが重たくなることが課題でした。クラウドに移行することで、そのようなストレスからも解放され、良質な資料が短時間で作成することができるようになりました。

データの検索

探しているデータがどこにあるのか分からない・・・

データが見つからない・・・

データをフォルダ管理していた時は、このような問題が多発していました。

フォルダの「検索窓」からファイル名を検索して、膨大なデータの中からヒットさせる。ファイル名での検索になるので、ファイル名をきちんと設定していなければ、探し出すことはできません。

Google Driveで管理するようになってからは、検索機能が大幅に向上したためか、お目当てのファイルを探し出すのに無駄な時間をかけることがほとんどなくなりました。

時間ロスが大幅に減ったため、業務効率が非常に高くなったと言えます。

社内でOfficeソフトの使用をやめた結果・・・

社内でOfficeソフトの使用をやめた結果、不自由さや不便さは一切出ませんでした。逆に、データを開いたり、閉じたりするような無駄な時間、ファイルを探すのに費やす無駄な時間もなくなり、業務効率が圧倒的に向上したと言えます。

ちょっとした修正であれば、スマホからも変更でき、時間を有効活用することもできるようになりました。

クラウド環境に移行することで、業務効率の改善が見込まれます。とはいえ、規模の大きな環境の場合、一気に実施すると混乱が生じる可能性がありますので、部分的(組織の部門単位)に移行しながらテストしていくことが望ましいのではないかと思います。

時間とリソースを有効活用し生産性を向上させるために、何ができるかをこれからも考えていきたいと思います。