最近では業務効率化に関する様々なツールが開発され、それを利用することで、業務効率の改善が期待されます。これらのツールを活用して業務改善をするには相応のコストがかかりますが、実際にはコストに見合ったパフォーマンスには繋がらないケースが多いようです。

これらのツールは業務を効率化するために利用するものですが、一斉に実施してしまうと、現場が混乱し、かえって逆効果になってしまう恐れがあります。

まずは、徐々にシフトしていき、その環境に慣れること、習慣化することをおすすめします。

まずやるべきことは「紙のデータ化」である

まず最初にやるべきことは、データを紙で管理することの廃止です。業務上、紙で保管することが求められていること以外はデータ化していきましょう。

紙の資料をデータ化(スキャン)し、共有ファイルなどに分かりやすいファイル名に変換して保存しましょう。そうする事で後々確認しやすくなります。

デジタルデータで閲覧する事に慣れる

そして、紙の資料は破棄することが大切です。これをする事で、データで閲覧することに組織が慣れてきます。

業務効率化のためには、データをデジタル化して管理する事が基本です。デジタルデータを閲覧する事に目が慣れれば、管理もスムーズになり、探したり閲覧したりする作業もずっと楽になるはずです。

保管ルールを決める

保管ルールを決める事は重要です。最初に明確なルールを決めておく事で、管理がスムーズになります。

例えば、保管するファイルのファイル名に関しても、先頭に日付「yyyymmdd」をつける事で日付順に整列されます。内容に関連するキーワードを入れる事で、後々フォルダー内の検索に役立ちます。

保管ルールを属人化する事で、他の人が目的のファイルを効率よく確認できなくなる恐れがありますので、ファイル名の管理はルールを決めて行うといいでしょう。

データ管理のメリットとデメリット

紙の資料をデータ管理する事によるメリットは多く挙げられます。細かいところまであげればきりがありませんが、総じて3つの事が考えられます。

情報の共有がスムーズに行われる

情報の共有については、繰り返しお伝えしますが一定の保管ルールの元に成立します。

保管ルールに関して、組織内で共通認識さえできていれば、共有フォルダにアクセスして、ルールの下探したり、キーワードで検索して目的のデータにたどり着く事が可能です。

保管場所を取らない

紙の資料は、保管場所が必要になります。長年の資料などが蓄積されると、保管場所を用意しなければなりません。

保管する量によっては、新たに保管場所を確保するなど金銭的な負担も大きくなってきます。

データ管理の場合は、ハードディスクに保管するため、場所をほとんど取りません。これはデータ量が多くなればなるほど顕著に現れます。

スペースを有効活用出来る事は生産性にも繋がり、メリットしかありません。

セキュリティ上安全である

データでの管理は、セキュリティ上の観点からも有効です。

山のように積まれている紙の資料は、何枚か抜かれても気付かれる事はないでしょう。もしかしたら、数ヶ月後に必要になった際に、ない事に気がつくかもしれません。しかし、管理ができてないため捨てたのか、紛失したのか、盗まれたのか、すら分からないでしょう。

データ管理する事で、権限によって見られたくないデータは、アクセス不可にする事もできます。また、紛失した場合は、いつ、誰が、どのように動かしたかを調べる事も可能です。

今からでも遅くない。データ化に着手しよう

机の上に、山積みになっているファイルや資料。一見、多くの仕事を抱えていて、バリバリ働いているように見えますが、それは昭和の話です。

ほとんどの人は、もはやどこに何があるのか分からなくなっています。

個人的な意見ですが、机の上に紙の資料が積まれている人で仕事ができる人を見た事がありません。

目的の資料を探すのに分単位の時間を費やす事自体が無駄でしかありませんね。

本来は組織が小さい内、紙の資料が少ないうちに着手し習慣化するべきですが、今からでも遅くありません。紙の資料をデータ化し、管理運用方法を考えて着手しましょう。

そして、原本保管が必須のもの以外はシュレッダーにかけてしまいましょう。