2020年2月26日現在、働き方改革、テレワークといった言葉が流行しています。新型肺炎の影響もあり、不要不急の外出を極力避けるような動きや、通勤電車のピーク時に通勤することを避けて人混みの中にいることを回避することが強く推奨されていますが、「実際にどこから手をつければいいのか分からない」という方も多くいらっしゃると思います。
テレワークと聞くと、高度なシステムを導入して高額なランニングコスト支払いながらも実際の運用がスムーズにいかず、アンタッチャブルな存在になっているケースも多々あるようです。
当ブログでは何度かお伝えしていますが、テレワークの基本は『コミュニケーション』です。ビジネスもコミュニケーションが上手く取れれば成功する可能性が高まる訳で、テレワークに変わっても基本的な構造は同じです。
目次
Googleハングアウトの活用してみる
実際にハングアウトを活用してみましょう。
Googleアカウントにログインして、ハングアウトを開きます。
今回はカメラ付きのノートパソコンを急に用意できない場合も想定して、パソコンとスマホ間での接続を実践したいと思います。
スマホとスマホでも基本構造は同じですし、パソコンとパソコンでも同じです。
パソコン側から招待してみよう
個人間のメッセージ、グループメッセージを行なうばあいは、[メッセージ]をクリックしましょう。
[名前、メールか電話番号を入力]と出ますので、今回はチャットしたい相手のメールアドレスを入力してみます。
G Suiteアカウントでなくても、ちろんハングアウトは利用できますので、無料で作成したGmailアカウントの方もぜひ活用してみてくださいね。
アカウントを選択したら、メッセージを入れて[招待]をクリックします。
相手に招待メッセージが送られました。
スマホ側で招待を承認しよう
ハングアウトはパソコンがなくてもスマホ一台あれば、G Suiteの機能を使いこなせます。
余談ですが・・・PCを使う機会が滅法減ってしまいして・・・Adobe系のソフトを使う時とコーディング作業をするときは必要なのですが、基本的にはスマホとG Suiteコンテンツで完結できてしまっています。まぁ別にSFAなどはクラウド系のものを使っていますが。。。
ライターの独り言・・・
スマホへのインストールは、AppleStore、GooglePlayからアプリをダウンロードして下さい。
招待状が招待されているのですが、メールに招待メッセージが届いているわけではありません。招待メッセージはハングアウトのアプリ側から確認するようにしましょう。
これでハングアウトの設定が完了しました。PC側にもメッセージが届いていますので、あとは自由にメッセージのやり取りをするだけです。
次にハングアウトグループを作ってみよう
グループに参加させたいユーザを招待して、グループ名を作成しましょう。
今回は便宜的に[チームA]としています。
個別チャットでのやりとりをしているユーザはすんなりグループが表示されます。
送信者の画面に戻ってみます。1名がメッセージを確認しましたので、既読者のアイコンがメッセージの下に表示されているのがわかります。これにより、『誰がどこまで確認しているのか』といったやりとりの流れが確認することができます。
招待された他のメンバーについても見ていきましょう。
過去にやりとりした履歴のあるアカウントの場合はそのままスレッドに入れますが、初めてのユーザの場合は、招待状が届き、「承認」が必要になります。
あとは同じです。各ユーザがメッセージを発信していくだけです。
プライベートなどで、LINEグループなどを使いこなしている方は、感覚が似ているので理解しやすいと思います。
極論、コミュニケーションだけであればLINEグループでもいいんですがね。。。Googleハングアウトの場合、その他のアプリ（ドキュメント系など）ともシームレスに連携できるのでグループウェアとしての優位性があります。
ビデオハングアウトを使いこなす
ビデオハングアウトについても少し見ていきましょう。
ビデオハングアウトに招待するユーザアカウントを入れていきます。入力が終わったら[招待]をクリックします。
スマホアプリ側に通知が届きましたので、カメラへのアクセスを許可します。
画面の共有ができました。こちらはスマホ画面のキャプチャーになります。全て一人でやっているので混乱しますが、上側が相手の画面、下側が自分の画面になります。テレビ会議的な使い方に便利です。
PC側の画面はこんなレイアウトになります。
ハングアウトのイケてる使い方
少し、イケてる使い方として、[画面の共有]機能があります。これがかなり”使える”機能で、右上の「︙」クリックすると、画面の共有を選択できますので、GoogleスライドやPowerPointの資料などを共有しながら、TV会議や打ち合わせを進めることができます。
スマホで見た時の、「画面を共有された映像」はこちらになります。
スマホの画像共有の可否は現時点では確認できていません。
もし出来る場合は、コメント欄に記入いただけると幸いです。
逆に、スマホからハングアウトを発信した場合は、PC側で着信がなります。
Googleカレンダーとの連携
Googleカレンダーとビデオハングアウトを連携出来る機能として、Meetという機能があります。
会議に特化した機能になりますが、Googleカレンダーと連携させることでボタン一つで会議にすることができるシステムです。
スケジュールの段取りがついたら、[ビデオ会議を追加]をクリックします。
すると、Hangouts Meetの通知が表示されて、会議の時間が迫ったらアラートを鳴らしてくれる仕組みです。
これにより、参加者はボタンをクリックするだけで、Hangouts Meetの画面にたどり着くことができ、段取りよく会議に参加することができます。
最後に保存をクリックして招待を完了させればOKです。
ここまで使えれば、働き方改革の第一歩は十分すぎるほど踏み出せたと言えるのではないでしょうか。
ビデオ会議システムは、時期的な要素もありとても注目されています。
有料のビデオ会議システムでは、ZoomやCisco Webexなどが有名です。Ciscoさんのサービスはよく利用しますが、利用シーンを振り返ると、Googleのサービスとそこまで大差ありません。あくまで個人が使用した範囲での感想になりますので、誤解のないように。
Googleのサービスの場合、デメリットばGoogleアカウントがないとサービスが使えない点です。
また、取引先とのやりとりの場合、G Suiteを利用しているとは限らないので、個人のGmailアドレスを利用していただく場合も多くあります。
その場合、都度確認が必要になったり、場合によってセキュリティポリシーではじかれる可能性もあります。
運用範囲に応じて注意が必要です。
なお、2020年4月16日より、GmailからGoogleMeetへの接続が可能になりました。
参考までに以下の記事もご確認下さい。
運用ルールは少しづつブラッシュアップさせるのがよい
働き方改革のシーンでは、グループチャットを複数同時に使いこなすことが必要になります。
管理者であれば、各チームのグループを統括して指示を出したり、報告を受けたり、進捗管理をしたりします。チームメンバーにおいては、情報を発信したり、進捗を報告したりしますね。
このような普段、直接会って話しをしたり、電話で話しをしたりする代わりにハングアウトのグループ機能を上手に活用しましょう。誰がどのグループに参加するのか、上司はどのロールまで参加するのかについては、ルール作りが必要になります。
また、報告の仕方についても同じです。
重要度が高い案件であれば、直接メールを送ったり、個別にチャットしたりするなど、グループやツールの使い分けを意識してください。
とはいえ、最初は間違った使い方をする場合もあるでしょう。その場合は、上司の判断で是正していき、独自のルールを浸透させればそれでよいでしょう。
私としては、使いながらルールを作っていくのが、成功事例の近道だと考えています。失敗などを繰り返しながら、確かなものにしていけばいいのです。
ここで注意しなければならないことがいくつかあります。
チャットでの発言を避けて電話で済ませてしまうことです。この場合、これらのツールや働き方改革として意義が薄ペらいものになってしまいます。不要不急の電話は極力避けて、コミュニケーションツールを上手に活用しましょう。
また、チャットでの発言は極力フランクにすることです。社会経験が長い人ほど受け入れ難いと思います。返信や内容はシンプルに伝わればOKなのです。チャットとはそういうものだと理解しながら活用すると余計なストレスも溜まらないかと思います。
長くなりましたが、まずは実際に手を動かして触ってみながら運用になれていくことが大切だと思っています。
