突然ですが、仕事で使っているEmailはどうされていますか?

さくらインターネット、エックスサーバ、ロリポップサーバなどのレンタルサーバを契約して、Outlookなどのメールソフトを使って送受信している方が大半だと思います。

実際、私が対応させていただいている中堅・中小企業の大半は、そのようにされている会社がほとんどです。

メールの操作や膨大なメール(広告・迷惑メール含む)の数に悩まされている方や収集がつかなくなっている方は、現在お使いのメールアカウントをGmailに切り替えることをオススメします。

そうすることで、抱えている悩みの大半は解決します。

今回は、Gmailについての詳細とGmailに切り替えるべき3つの理由ということでご紹介したいと思います。

Gmailとは?

様々なアプリが利用できる

Gmailについてはご存知の方も多いと思います。Googleが無料で発行しているアカウントを取得することで、無償で様々なサービスが利用できますが、その中の機能の1つという位置づけになります。

他にもGoogleカレンダーやGoogleDrive、スプレッドシートなど様々な機能が無料で利用できるので非常に便利ですね。

無料アカウントを使用する場合の弊害

この無料アカウントで利用できるメールは、 AccountName@gmail.com という感じで、@以降がgmail.comになっています。

これでも構わないという方であれば、問題ありませんが、ビジネス用途として使用したり、会社でメールアドレスを持つ場合、@○○○.co.jpや@○○○.comなどの組織独自のドメインを取得して運用するのが一般的です。

対外的な部分を考慮した場合、やはり独自ドメインでのメール運用が望ましいでしょう。

Gmaiを独自ドメインで運用することは可能

多くの方は、Gmailは便利で使いやすく、機能面でも優れていると感じていると思います。会社ではOutlookを使用し、プライベートではGmailを使用しているといったケースは多分にあるのではないでしょうか。

「会社のメールもGmailが使えればいいのにな・・・」と感じながら、日々過ごしているのであれば、”ラッキー”です。

G Suiteというサービスを利用することで、独自ドメインでGoogleアカウント発行をすることができ、Gmailも使用できるのです。

一方で、Gmailの良さがいまいち分からない、特に何も考えず、何となく今の環境でメールを使用していたという方は、Gmailサービスのどこが優れているのかを知ることで、現状の課題解決のヒントになるかもしれません。

Gmailのメリット

Gmailのメリットについて。他のメールシステムと比較した時の優位性について考えてみたいと思います。

これは、Gmail以外が悪いと言っているのではなく、他よりも優れているということをお伝えしていますので、誤解のないようにお願いします。

理由1:メール内の検索能力が優れている

これは、Googleサービス全体に言えることですが、”検索システム”の能力が非常に優れているという点です。

Gmailについても同様で、メールを検索することで探したいメールを瞬時に見つけることができます。

キーワードを入力してメールを検索していく

Outlookなどでは、メールの振り分け機能を活用して、メールを仕分けることをよくしますが、Gmailでは振り分けるよりも、検索をかけた方が圧倒的に早いです。もちろん、振り分け機能もあります。

検索方法は、キーワード、メールアドレス、件名、差し出し人の名前などを活用します。

検索エンジンで調べ物をするような感覚で、メールを使えて、瞬時に探し出すことができるのは魅力です。

自分のメール履歴が、1つのデータベースのように置き換えられます。

『メールはキーワードで検索する』ということをご理解下さい。

理由2:迷惑メールの振り分け機能が優秀である

通販会社からの広告メール、以前登録したメールマガジン、スパムメールなど受信トレイが収集つかない状態になっている方は多いのではないでしょうか。

このようなメールが受信トレイに溢れていると、本当に必要なメールを見落としたり、返信が遅くなってしまったりと、ビジネスに悪影響を及ぼしてしまいます。

これは、『デスクの上の書類が重なっていて、必要な書類がどこにあるのか分からないで永遠に探している』という状態に似ています。

迷惑メールの振り分けは2パターン

1つ目は、Googleの機能としての振り分けです。

Googleが迷惑メールと判断するパターンは以下になります。

  1. メールアドレスのなりすまし
  2. フィッシング
  3. 未確認の送信者からのメール
  4. 管理者が設定したルールに反するメール
  5. ブロックした送信者からのメール
  6. 内容のないメール(件名、本文がない)

これらのメールは自動的に迷惑メールに判別され迷惑メールフォルダーに振り分けられます。

迷惑メールの振り分け画面

私の場合は、1日に1回は迷惑メールフォルダーを開くようにしています。それは、振り分けパターン3にあるように、未確認の送信者からのメールが届いている可能性があるからです。

迷惑メールに振り分けられたメールの中に重要なメールがなければ削除します。

2つ目は手動で迷惑メールに振り分ける方法です。

これは主に、過去にメルマガ登録したものECサイトで登録したメールに届く販促メールなどが不要になった場合に適用します。

受信メールを迷惑メールに振り分け

不要なメールを選択して、上の「!」をクリックすれば迷惑メールに振り分けられます。以降、同様のメールは迷惑メールに振り分けられます。

さらにメールの内容によっては、「迷惑メールを報告する」「迷惑メールを報告して登録解除」することができます。

これは、Gmailの追加機能で、「メーリングリストの登録解除」をすることができる機能が追加されました。

この機能に対応しているのは、Gmailで「ソーシャル」「新着」「プロモーション」に分類されたメールで、メール内に配信停止用リンク(オプトアウト機能)が記載されているものになります。

メール内に配信停止用リンクがあると「メーリングリストの登録解除」ができる

メールを選択して、「!」をクリックすると、「迷惑メールを報告する」か「登録解除」をすることができます。

迷惑メールを報告して登録解除することができる

このように、Gmailの迷惑メール機能は非常に優れていて、業務が効率化することができます。

理由3:端末関係なくすぐ利用できる

Gmailはクラウドサービスになりますので、全てが同期されて端末を選ばずメールを確認したり、送受信することができます。

例えば、POPアカウントでメールを使用する場合は、端末単位でメールが管理されているため、スマホで送信したメールがPCに残らないといった弊害があります。

また、新しいPCを購入した際に面倒くさい作業の1つとして、メールデータの移行があります。

Outlookからエクスポートして、新しい端末にインポートする。移行するデータ量が多かったり、PCのスペックが低い場合は、それだけで1日仕事になったりします。これは非常に効率が悪いです。

Gmailであれば、ブラウザを開いてアカウントにログインするだけでそのまま使用することができます。

切り替えない理由は、面倒くさいから?

Gmailを利用するメリットは、他にもたくさんあります。

それにも関わらず、「よく分からないから」「面倒くさいから」といった理由で切り替えをしないのであれば、それはあなたが思考停止状態に陥っているのと同じことだと思うのです。

メールを社外に持ち出すことや、スマホで見ることを社内ポリシーで禁止しているのであれば、話しは別ですが、中小企業の現場でそのようなルール作りをしている会社はほとんどないでしょう。

もしメリットを感じていただけるのであれば、業務の大部分を占めるメール環境をGmail化してみてはいかがでしょうか。

私自身も、事業をスタートする際にGmailを採用していて、その恩恵を十分に感じています。

現在、テレワークや働き方改革などが流行ではなく、必要に迫られています。場所や端末を選ばない働き方で、オフィスに通えないデメリットをメリットに変えることができると考えています。

今回はこのへんで。


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