Googleカレンダーでは特定の人との共有だけでなく、特定のグループ内で予定共有をすることができます。
例えば、プロジェクト単位でカレンダーを作成し、プロジェクト単位で予定を組むことが可能になります。
目次
チームカレンダーでできること
チームカレンダーでは、自分自身の予定以外にプロジェクト内でのスケジュールや進捗を管理できます。
例えば・・・
- チームメンバーの休暇や出張のスケジュールを管理する
- オフィスにいるメンバー、外出中のメンバーを把握する
- チーム全体の予定や会議に全員が参加できる日時を確認する
- 各メンバーが関係するプロジェクト、締め切り、各種の予定を確認する
このようなことが実現できます。
チームカレンダーの作成方法について
Googleカレンダーを開き、左下にある[他のカレンダー]>[+]>[新しいカレンダーを作成]をクリックします。
カレンダー名を入力して、タイムゾーンを編集します。例えば、日本の場合はタイムゾーンを(GMT+09:00)日本標準時を選択して、カレンダーを作成をクリックしましょう。
マイカレンダー内に、先ほど作成したカレンダーが追加されました。
チームカレンダーの作成については、これで完了です。
次に、作成したカレンダーをチーム内で共有する手順について説明していきます。
チームカレンダーを共有する方法
作成したチームカレンダーのオーバーフローメニューより[設定と共有]を選択します。
アクセス権限を設定して、特定のユーザーとの共有からユーザーを追加します。
ユーザー追加し、権限を設定します。追加をクリックしたら、各ユーザーにメールが届きます。
メールが届いたら、このカレンダーを追加をクリックします。
追加したら、それぞれのカレンダー画面に、追加したカレンダーが確認できます。
iCal形式のURLを追加
iCal形式のURLを追加することで、簡単にカレンダーを追加することができます。
オーバーフローメニューより[URLを追加]をクリックします。
カレンダーのURLを追加して[カレンダーを追加]をクリックすれば完了です。
チームカレンダーを追加するメリット
チームカレンダーを追加するメリットは、プロジェクト単位で予定を共有することができる点です。
プロジェクトによっては非公開にしたいものもあります。
そんな時に、公開範囲を限定したカレンダーを作成することで、非公開のプロジェクトを進めることができたり、プロジェクト内の予定に、Hangouts Meetを追加することで、ワンクリックでWebミーティングを開催することができます。
【3クリックで始めるテレビ会議】GoogleカレンダーにHangouts Meetを追加する
カレンダーで予定を作成し、Hangouts MeetでWeb会議を開催する。
Googleカレンダーとの連携で、スケジュールとミーティングがシームレスに対応することが可能になるのが、大きなメリットになると私は考えています。
G Suiteのコアサービスであるカレンダーを上手に活用することで、スケジュール調整が便利に簡単になりますので、ぜひ活用してみて下さい。
今回はこのへんで。
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