Googleカレンダーでは特定の人との共有だけでなく、特定のグループ内で予定共有をすることができます。

例えば、プロジェクト単位でカレンダーを作成し、プロジェクト単位で予定を組むことが可能になります。

チームカレンダーでできること

チームカレンダーでは、自分自身の予定以外にプロジェクト内でのスケジュールや進捗を管理できます。

例えば・・・

  • チームメンバーの休暇や出張のスケジュールを管理する
  • オフィスにいるメンバー、外出中のメンバーを把握する
  • チーム全体の予定や会議に全員が参加できる日時を確認する
  • 各メンバーが関係するプロジェクト、締め切り、各種の予定を確認する

このようなことが実現できます。

チームカレンダーの作成方法について

Googleカレンダーを開き、左下にある[他のカレンダー]>[+]>[新しいカレンダーを作成]をクリックします。

カレンダー名を入力して、タイムゾーンを編集します。例えば、日本の場合はタイムゾーンを(GMT+09:00)日本標準時を選択して、カレンダーを作成をクリックしましょう。

マイカレンダー内に、先ほど作成したカレンダーが追加されました。

チームカレンダーの作成については、これで完了です。

次に、作成したカレンダーをチーム内で共有する手順について説明していきます。

チームカレンダーを共有する方法

作成したチームカレンダーのオーバーフローメニューより[設定と共有]を選択します。

アクセス権限を設定して、特定のユーザーとの共有からユーザーを追加します。

ユーザー追加し、権限を設定します。追加をクリックしたら、各ユーザーにメールが届きます。

メールが届いたら、このカレンダーを追加をクリックします。

追加したら、それぞれのカレンダー画面に、追加したカレンダーが確認できます。

iCal形式のURLを追加

iCal形式のURLを追加することで、簡単にカレンダーを追加することができます。

オーバーフローメニューより[URLを追加]をクリックします。

カレンダーのURLを追加して[カレンダーを追加]をクリックすれば完了です。

チームカレンダーを追加するメリット

チームカレンダーを追加するメリットは、プロジェクト単位で予定を共有することができる点です。

プロジェクトによっては非公開にしたいものもあります。

そんな時に、公開範囲を限定したカレンダーを作成することで、非公開のプロジェクトを進めることができたり、プロジェクト内の予定に、Hangouts Meetを追加することで、ワンクリックでWebミーティングを開催することができます。

【3クリックで始めるテレビ会議】GoogleカレンダーにHangouts Meetを追加する

カレンダーで予定を作成し、Hangouts MeetでWeb会議を開催する。

Googleカレンダーとの連携で、スケジュールとミーティングがシームレスに対応することが可能になるのが、大きなメリットになると私は考えています。

G Suiteのコアサービスであるカレンダーを上手に活用することで、スケジュール調整が便利に簡単になりますので、ぜひ活用してみて下さい。

今回はこのへんで。


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