2周間くらい前にGMOグループ、昨日NTTが新型肺炎でテレワークを推奨したことが話題になっています。
これによって、Twitterなどのトレンドワークに『テレワーク』が上位表示されています。
『我が社もそろそろテレワークの1つや2つやってみるか！』とお考えの経営者もいらっしゃると思います。
こういった類のニュースが出ると、テレワーク関連のシステムを販売する業者が営業をかけてくるのが目に浮かびますが、テレワークは一朝一夕でできるものではないと私は思います。
逆に言うと、システムを導入したからといって、テレワークが実現できるというわけでもないのです。
目次
テレワークに対する共通認識が低い
折角、テレワークを実施しても、社内の共通認識が低いとなかなか上手くいきません。現場が混乱してしまうだけです。
その結果、ツールやシステムを入れたが上手くいかず、「我が社にはテレワークは合わない」、「業界的に無理だ」という判断をしてしまいます。
これは、”高額のシステムを導入すれば全てが上手くいく”というシステム依存になっているためで、システムを導入するための、制度や仕組み、ルール作りが抜けてしまっています。
一人ひとりが共通意識を持ち、制度とルール作りが重要になり、一種の企業文化を作っていく必要があります。
導入の目的を考える
最初に導入の目的について考えてみます。
なんとなく流行っているからやってみるのではなく、明確な目的を考えます。
場所にとらわれない働き方を目指すことで時間的なロスを減らし、業務効率を高める。
自然災害発生時の対応や今回のようなウイルスの流行から社員の健康を守る意味で在宅ワークに切り替え、有事の際にもしっかり稼働できる組織作りを目指す。
このようにきちんとした目的を考えることが大切です。
例えば、営業マンの仕事について考えてみます。
営業の仕事のモデルケースは以下になります。業種や職種によっても異なりますが、概ねこんな感じでしょう。
[リード(見込顧客)獲得]→[アポイント取得]→[訪問1]→[ヒアリング]→[提案書（見積書）作成]→[訪問2]→[提案内容の改善]→[訪問3]→[商談成立]
セールスプロセスのモデルケース
営業の目的は、商談フェーズを前進させてクローズさせることです。お客様先に繰り返し通い、顔を売ることではありません。取引先も時間効率に厳しくなっている今、「そんなに頻繁に来られても正直困る・・・」というのが本音でしょう。
営業活動ににおいては、インサイドセールスが有効になります。場所を選ぶことなく商談をおこなうことができ、移動時間などの時間を省略でき、効率的に時間を使うことができます。
例えば、作成した資料に沿った提案をすることが目的の商談であれば、それは同じ資料を画面で見ながら話しを進めることができ、画面共有機能が付いたテレビ会議システムやGoogleが提供しているHangouts Meetなどの活用で十分対応可能です。
Hangouts MeetはGoogleアカウントがあれば誰でも参加でき、最大25名まで無料でビデオ会議を行なうことができます。
Hangouts Meetはこちらからログインすることができます。
Googleアカウントをお持ちでない場合は、予め打ち合わせ時間のアポイントをいただき、メールで資料を送って、電話で話しをするような商談方法もありです。
日頃から仕事の進め方を少しだけ変えてみる
社内メンバーのテレワークに対する共通意識が薄く、高額な費用を払って導入したシステムが逆に業務効率を下げてしまい、何一つ実現されないパターンが多くあります。
テレワークの導入には、一定レベルで企業文化を変える必要があると私は思います。例えば、『社内の業務連絡については電話を使用しない』ことはとても重要です。
これは、テレワークを実施するうえでとても大切な要素になります。なぜなら、テレワークにおいては、テキストメッセージによるコミュニケーションがベースになるからです。
ですので、普段からチャットやメールなどのテキストメッセージを活用したコミュニケーションに十分慣れておく必要があるでしょう。
最初は、テキストを利用したコミュニケーションに不慣れで、『電話の方が早い』と感じますが、慣れてくれば電話連絡が非効率に思えてくるでしょう。
社内の評価制度について考える
評価制度についても見直す必要があります。
組織の評価制度については、各社それぞれあるかと思いますが、テレワークでの業務も1つの働き方として認知するような企業文化を育む必要があります。
まだまだ、テレワーク＝”仕事をサボること”や”生産性が下がる”と認識する管理者が一定数います。
私たちも小規模ではありますが、テレワークや在宅ワークを積極的に実施しています。会社に戻ることが非効率であると判断した場合は積極的に直帰して在宅ワークに切り替えてもらってますし、私自身も、業務効率を考えて、カフェや自宅で仕事をすることが頻繁にあります。
テレワークであろうが、在宅であろうが、会社で働こうが、生産性や価値を生み出しているかどうかで平等に判断する制度が大切になります。
テレワークを採用することで、管理者や経営者はこれまで以上に生産性に着目するようになります。ですので裏を返せば、今まで影に隠れていた、ただ会社にいるだけの社員や、生産性の悪い社員があぶり出される可能性があり、いい意味で最適化されることが予想されます。
今回の一件で、”偉そうにしながら仕事をしているふりをしている上司や管理職の方々”は少しヒヤヒヤしているのではないでしょうか。
小さなことから始めてみる
先程も申し上げましたが、高額なシステムを導入することがテレワークのスタートではありません。
社内のコミュニケーションやテレワークに対する考え方を少し変えることから始めてみてはいかがでしょうか。
中小・小規模企業においてはいきなりコストをかけることは現実的ではありません。ですので、まずはGoogleアカウントを用意するなどしてそれを有効活用することをオススメします。
Googleアカウントのサービスは、メール、チャット、テレビ会議、カレンダー、スプレッドシートやスライドなどが全て無料で利用できます。
日頃からテレワークスタイルを習慣化する
ちょっとしたやりとりは、電話からチャットに切り替えてみましょう。
MTGについては、プロジェクト単位、チーム単位でグループ化してグループチャットやテレビ会議にチャレンジしてみましょう。
ホワイトボードに予定を共有するのではなく、Googleカレンダーを使いましょう。
テレワークや在宅で仕事をしているけど、”目的のファイルが開けないから、それを開くために出社する”ような事がないように、スプレッドシートやスライド、GDriveを活用しまししょう。
LINEやFacebookメッセンジャー、ChatWorkやSlackなどの活用も用途に応じて使い分けるのも大いに結構ですが、初めてテレワークを検討する場合は、あれもこれも導入すると収集がつかなくなるので、Googleのサービスを使用することをおすすめします。
組織としてGoogleアカウントを管理したい場合は、G Suiteの導入を検討するのもアリです。
日々の業務を少しずつ変えることでスムーズに対応できる
日々の業務の中で、テレワークを想定した運用をすることで、何かあった時にスムーズな導入が可能になると思います。
IT慣れしていない企業の場合は、多少時間がかかるかもしれませんが、できそうなことから部分的に開始していけば、徐々に慣れてきます。
最初は業務に影響の少ない部分から変えていきながら、社内の業務について見直してみてはいかがでしょうか。
